Понимание требований к ведению документации при спонсорстве
Соблюдение обязанностей спонсора может быть сложной задачей для компаний и организаций, которые имеют лицензию спонсора Великобритании. Одной из важнейших обязанностей является ведение точной и соответствующей требованиям документации о спонсируемых работниках. Лицензированные спонсоры обязаны хранить определённые документы в соответствии с требованиями Министерства внутренних дел Великобритании (Home Office).
Home Office предоставляет подробные инструкции по ведению документации в Приложении D руководства для спонсоров (Appendix D). В этом приложении указано, какие документы необходимо хранить, как они должны быть сохранены и в течение какого срока.
Ведение таких записей – это не просто административная обязанность. Надлежащая документация помогает доказать, что спонсоры выполняют свои юридические обязательства, и позволяет быть готовыми к возможной проверке соответствия со стороны Home Office.
В этом руководстве мы объясняем, какие ключевые документы спонсоры должны хранить в отношении иностранных работников, включая проверки Right to Work, доказательства найма, записи о зарплате и подтверждения квалификации. Понимание этих требований помогает спонсорам соблюдать правила и избегать возможных санкций или мер принудительного воздействия.
Документация по каждому спонсируемому работнику
Перед тем как спонсируемый работник приступит к работе, работодатели обязаны провести проверку права на работу (Right to Work check). Этот шаг необходим для выполнения обязанностей спонсора и получения так называемого statutory excuse – защиты от гражданского штрафа в случае, если впоследствии будет выявлена незаконная занятость.
Если работник получает визу для въезда в Великобританию (entry clearance), спонсор должен хранить копию действующего иммиграционного разрешения работника, подтверждающего, что он въехал в Великобританию в период действия визы.
Спонсоры также должны хранить дополнительные документы, если это применимо:
-
копию номера национального страхования (National Insurance number) работника
-
историю контактных данных работника
-
копию проверки Disclosure and Barring Service (DBS), если она требуется
-
записи об отсутствии работника на работе
-
копию сертификата ATAS (Academic Technology Approval Scheme), если он требуется
Если спонсируется ребёнок младше возраста окончания обязательного школьного обучения по маршруту Creative Worker, необходимо хранить лицензию на участие ребёнка в публичных выступлениях, выданную соответствующим местным органом власти. Это может касаться участия в фильмах, концертах или театральных постановках.
Для работников, спонсируемых по маршруту Global Business Mobility – Service Supplier, спонсор должен хранить:
-
копию заключённого контракта
-
тендерную документацию по этому контракту
или доказательства того, каким образом контракт был получен, если формальный тендер не проводился.
Для маршрута Global Business Mobility – Secondment Worker спонсоры должны хранить:
-
копию соглашения или контракта, связанного с поставкой товаров или инвестициями между спонсором и зарубежной компанией
-
доказательства того, как был заключён контракт.
Если спонсируемому работнику меньше 18 лет, спонсор обязан хранить письмо-согласие от родителей или законного опекуна. Если согласие предоставляет только один родитель, письмо должно подтверждать, что у него есть исключительная родительская ответственность.
Доказательства процесса найма спонсируемых работников
Для некоторых визовых маршрутов работодатели могут быть обязаны предоставить доказательства того, что перед наймом иностранного работника был проведён Resident Labour Market Test (RLMT). Это могут быть копии объявлений о вакансии или скриншоты объявлений о наборе персонала.
Хотя для большинства маршрутов RLMT больше не требуется, хорошей практикой остаётся хранение документации, объясняющей, как был нанят спонсируемый работник. Это может включать:
-
записи собеседований
-
объявления о вакансии
-
внутренние записи о процессе найма.
Хранение таких доказательств помогает подтвердить, что вакансия является реальной и что процесс найма был проведён надлежащим образом.
Документы о заработной плате и выплатах
Спонсоры должны хранить доказательства того, что работнику выплачивается правильная заработная плата, соответствующая спонсируемой должности.
Такие записи могут включать:
-
расчётные листы (payslips) с указанием имени работника, номера NI, налогового кода и удержаний
-
копию трудового договора
-
документы, подтверждающие размер и периодичность выплат
-
подтверждения любых надбавок или дополнительных выплат.
При необходимости спонсоры также должны хранить любые другие документы, предусмотренные Иммиграционными правилами (Immigration Rules), подтверждающие, что работник соответствует установленному пороговому уровню заработной платы.
Подтверждение навыков и квалификации
Спонсоры также обязаны доказать, что работник обладает соответствующей квалификацией или навыками для выполняемой работы.
Для этого следует хранить:
-
копии дипломов и квалификаций работника
-
описание должности с указанием обязанностей и функций
-
доказательства профессиональной регистрации или аккредитации, если они требуются для данной должности.
Для работников, въезжающих в Великобританию по положениям entourage маршрута Creative Worker, спонсоры должны хранить сведения о технических или специализированных навыках работника, необходимых для выполнения его роли.
Сроки хранения документов
Спонсоры обязаны хранить документы, связанные со спонсируемыми работниками, на протяжении всего периода спонсорства.
В большинстве случаев документы должны храниться до:
-
одного года после окончания спонсорства, или
-
даты проверки и одобрения документов сотрудником Home Office, если такая проверка произошла менее чем через год после окончания спонсорства.
Документы, использованные при подаче заявления на лицензию спонсора, должны храниться в течение всего периода действия лицензии.
Документы могут храниться:
-
в электронном виде
-
или в бумажной форме
при условии, что они могут быть быстро предоставлены по запросу Home Office.
В некоторых случаях другие законодательные требования могут обязывать хранить документы дольше. Например, работодатели должны сохранять записи, связанные с предотвращением незаконной занятости, включая доказательства проведения проверок Right to Work.
Последствия несоблюдения требований
Несоблюдение обязанностей спонсора может привести к серьёзным последствиям.
Если Home Office установит, что спонсор нарушил свои обязательства, могут быть применены следующие меры:
-
приостановление лицензии спонсора
-
понижение рейтинга лицензии
-
аннулирование лицензии спонсора.
Home Office также может проводить проверки соответствия (compliance visits), чтобы убедиться, что спонсоры выполняют свои обязанности. Во время таких проверок сотрудники могут:
-
анализировать HR-системы компании
-
проверять документы, перечисленные в Appendix D
-
проводить интервью с сотрудниками, ответственными за управление спонсорством.
В последние годы наблюдается значительный рост количества проверок соответствия со стороны Home Office. Проведение внутреннего иммиграционного аудита помогает компаниям подготовиться к таким проверкам и выявить потенциальные проблемы до того, как они станут серьёзными.
Свяжитесь с LawSentis для поддержки по соблюдению требований лицензии спонсора
Соблюдение требований лицензии спонсора может быть сложным процессом, особенно учитывая постоянные изменения иммиграционных правил и практики контроля со стороны Home Office. Компаниям необходимо убедиться, что их HR-системы, процессы найма и процедуры управления документами полностью соответствуют требованиям лицензии спонсора.
LawSentis предоставляет специализированные услуги в области иммиграционного права Великобритании и соблюдения требований лицензии спонсора, помогая организациям полностью соответствовать правилам Home Office.
Наша команда может помочь с:
-
подачей заявлений на получение лицензии спонсора
-
проведением иммиграционных аудитов
-
проверкой HR-систем
-
постоянным управлением спонсорством работников.
Если вашей организации требуется помощь в соблюдении требований лицензии спонсора, ведении документации или подготовке к проверке Home Office, свяжитесь с LawSentis уже сегодня, чтобы поговорить с нашими специалистами по иммиграционному праву.