Введение
Навигация в сложных правилах проверки права на работу, установленных Home Office, является важной обязанностью каждого работодателя в Великобритании. Эти требования необходимо строго соблюдать, поскольку нарушение может привести к штрафным уведомлениям, значительным финансовым санкциям и ущербу деловой репутации. Это руководство предоставляет понятный и практичный план действий, который поможет разобраться в штрафных уведомлениях, избежать типичных ошибок, внедрить надежные меры соответствия и эффективно реагировать на уведомление, если оно все же придет. Соблюдение этих рекомендаций позволяет минимизировать риски, обеспечивать законные процессы найма и защищать бизнес в рамках иммиграционного законодательства Великобритании. Кроме того, внедрение проактивных мер помогает предотвратить проблемы до того, как они перерастут в серьезные нарушения.
Понимание штрафных уведомлений Home Office
Что означает штрафное уведомление
Штрафное уведомление от Home Office информирует работодателя о возможном нарушении иммиграционных правил, например о найме сотрудника, не имеющего законного права на работу. Хотя такие уведомления не влекут уголовной ответственности, финансовые санкции могут быть значительными. С 13 февраля 2024 года штрафы существенно выросли: они начинаются от £45,000 за одного работника при первом нарушении и повышаются до £60,000 за сотрудника за повторные нарушения в течение трёх лет.
Если Home Office выявляет несоответствия в процедурах трудоустройства компании, оно отправляет уведомление работодателю. В таких случаях необходимо немедленно пересмотреть процессы соблюдения требований, собрать всю документацию по праву на работу, выявить возможные ошибки и предпринять корректирующие действия. Подробное документирование этих шагов помогает, если потребуется оспорить уведомление. Быстрая и системная реакция позволяет снизить риски и поддерживать законные процедуры найма.
Причины получения штрафных уведомлений
Уведомления выдаются, когда Home Office считает, что работодатель неправильно провёл проверку права на работу. Основные причины:
-
найм сотрудников с просроченными или недействительными визами;
-
неправильная проверка документов;
-
использование поддельных или изменённых документов;
-
отсутствие необходимых записей, пропущенные даты проверок;
-
недостаточное хранение документов.
Незнание закона или случайная ошибка не считается оправданием.
Правовая база соблюдения требований работодателями
Режим проверки права на работу
Великобритания обязывает работодателей проверять законный статус каждого сотрудника до начала работы. Эта система предотвращает нелегальную занятость и обеспечивает честные условия труда. Требования установлены Законом об иммиграции, убежище и гражданстве 2006 года и последующими поправками. Работодатели обязаны тщательно проверять документы и хранить доказательства проведения проверки. Это снижает риск штрафов и способствует формированию законной рабочей среды.
Обязанности работодателей
Работодатели должны:
-
Проверять оригиналы документов британских и ирландских граждан.
-
Проверять цифровой иммиграционный статус большинства иностранных граждан через обязательную онлайн-систему с использованием share code.
-
Фиксировать, копировать и безопасно хранить доказательства всех проверок.
-
Следить за сроком действия разрешения на работу у сотрудников с временным статусом.
Нарушение этих требований может привести к штрафам от £45,000 до £60,000 за одного работника.
Основные причины штрафных уведомлений
Недостаточная проверка документов
Многие штрафы возникают из-за поверхностной проверки документов. Для иностранных граждан проверка вручную больше не подходит – необходимо использовать онлайн-сервис Home Office или share code. Для граждан Великобритании и Ирландии по-прежнему требуется тщательная проверка паспортов.
Прием сотрудников с поддельными или изменёнными документами
Поддельные документы становятся всё более сложными. Если Home Office сочтет, что работодатель мог распознать фальсификацию, ответственность ложится на работодателя. Поэтому сотрудники должны быть обучены распознанию признаков подделки.
Ошибки в хранении документов
Даже правильно проведённая проверка может не защитить от штрафа, если документы хранятся неправильно. Копии должны быть читаемыми, безопасно сохранёнными и доступными для проверки на протяжении всего периода работы сотрудника.
Как правильно проводить проверку права на работу
Проверка вручную
Этот метод используется в основном для граждан Великобритании и Ирландии. Работодатели должны:
-
Тщательно проверять документы.
-
Убедиться, что лицо соответствует фотографии.
-
Вести точные записи и хранить копии.
Это больше не основной метод проверки.
Онлайн-проверки (обязательные для большинства иностранцев)
Все иностранные граждане с цифровым статусом (например, Skilled Worker, Global Talent, участники EU Settlement Scheme) должны проверяться через онлайн-сервис Home Office и share code. Подтверждение проверки следует сохранить (скриншоты, PDF). Физические BRP перестали быть действительными для проверок с 31 октября 2024 года.
Использование системы Share Code
Работодатели должны понимать три доступных метода проверки:
-
Проверка вручную – только для британских и ирландских граждан.
-
Онлайн-проверка – для большинства иностранных граждан.
-
Технология цифровой проверки личности (IDVT) – по желанию для британских/ирландских граждан.
Все методы должны быть документированы и надёжно сохранены.
Как предотвратить штрафы с помощью надёжных HR-процессов
Внутренний аудит
Регулярные проверки помогают выявить ошибки заранее. Работодатели должны анализировать личные дела сотрудников, HR-процедуры и хранение документов.
Безопасные системы управления документами
Цифровые HR-системы помогают избежать потери документов и обеспечивают их доступность для проверок. Важно использовать шифрование и контроль доступа.
Реакция на штрафное уведомление
Первые шаги
После получения уведомления необходимо:
-
Внимательно его изучить.
-
Собрать все доказательства проверки права на работу.
-
Определить, есть ли основания для оспаривания.
Промедление может привести к автоматическому начислению штрафа.
Как оспорить штраф
Работодатель может подать возражение, представив:
-
Доказательства правильных проверок.
-
Документы о внутреннем обучении и процедурах.
-
Подтверждение соблюдения требований и управления рисками.
Как уменьшить или избежать штрафов
Установление «законного оправдания» (statutory excuse)
Это юридическая защита, позволяющая избежать штрафа, если:
-
Проверки были выполнены правильно.
-
Документы были сохранены безопасно и читаемо.
-
Работодатель следовал руководству Home Office.
Демонстрация должной осмотрительности
Если работодатель может доказать регулярные проверки, обучение сотрудников и наличие внутренних политик, штраф может быть снижен.
Лучшие практики соблюдения требований
Обучение персонала
Регулярное обучение должно включать:
-
Актуальные правила и методы проверки документов.
-
Распознавание подделок.
-
Правильное ведение записей.
Регулярный пересмотр политик
Политики следует обновлять не реже одного раза в год с учётом изменений законодательства.
Роль профессиональной иммиграционной поддержки
Когда обращаться к экспертам
Помощь специалистов полезна, если компания:
-
работает в высокорисковой сфере;
-
получила несколько уведомлений;
-
имеет сложные требования к найму.
Эксперты помогают:
-
готовить ответы на уведомления;
-
внедрять системы соответствия;
-
проводить обучение и аудит.
Это снижает риск штрафов и обеспечивает долгосрочное соблюдение требований.
О компании LawSentis
LawSentis – британская компания в сфере иммиграции и комплаенса, регулируемая IAA (Level 3). Мы помогаем работодателям соблюдать требования Home Office, проводить проверки права на работу, оспаривать штрафные уведомления и поддерживать эффективные системы комплаенса. Наши услуги уменьшают риски, предотвращают штрафы и обеспечивают полное соответствие текущему иммиграционному законодательству Великобритании.
Часто задаваемые вопросы
-
Что вызывает штрафное уведомление Home Office?
Уведомление выдается, если Home Office считает, что работодатель нанял человека без законного права на работу или не провёл требуемые проверки. -
Какой размер штрафа?
От £45,000 за первого нарушителя и до £60,000 за последующие нарушения. -
Можно ли отменить штраф?
Да. Если работодатель докажет наличие statutory excuse и предоставит документы о правильной проверке. -
Что такое statutory excuse?
Это юридическое оправдание, подтверждающее, что проверка была проведена правильно. -
Нужно ли хранить копии документов?
Да, копии обязательны и должны быть читаемыми и безопасно сохранёнными. -
Заменяют ли цифровые проверки ручные?
Для большинства иностранцев – да. Ручные проверки ограничены гражданами UK/IRL. -
Как часто нужно повторять проверки?
Для сотрудников с ограниченным правом на работу – до истечения срока разрешения. -
Что делать, если сервис share code недоступен?
Использовать Employer Checking Service. -
Можно ли проводить удалённые проверки?
Только через Share Code или IDVT у сертифицированного поставщика. COVID-правила отменены. -
Может ли профессиональная помощь уменьшить штрафы?
Да. Специалисты помогают правильно организовать проверки и подготовиться к ответу на уведомление.