Система управления спонсорством, широко известная как SMS, представляет собой онлайн-портал, которым обязана пользоваться каждая лицензированная организация-спонсор в Великобритании для выполнения своих спонсорских обязательств. От выдачи сертификатов спонсорства до сообщения об изменениях и управления ключевым персоналом – SMS является центральным инструментом соблюдения требований спонсорства. Неправильное использование системы или её несвоевременное использование может привести к приостановке или отзыву вашей лицензии.
В данном руководстве мы объясняем, что такое система управления спонсорством, как получить к ней доступ, каковы её основные функции и какие важнейшие задачи необходимо выполнять через неё для соблюдения требований.
Что такое система управления спонсорством?
Система управления спонсорством – это защищённый онлайн-портал, управляемый Управлением Великобритании по визам и иммиграции (UKVI), которое является частью Министерства внутренних дел. Каждая организация, имеющая лицензию спонсора в Великобритании, использует SMS для выполнения следующих задач:
- Выдача сертификатов спонсорства иностранным работникам
- Сообщение об изменениях в обстоятельствах спонсируемого работника
- Обновление данных организации
- Добавление и удаление ключевого персонала
- Управление спонсорской деятельностью и записями
Доступ к SMS ограничен лицами, назначенными в качестве ключевого персонала по вашей лицензии спонсора. Не каждый сотрудник вашей организации может получить к ней доступ. Поэтому настройка правильного персонала с соответствующим уровнем доступа является одной из первых задач после одобрения вашей лицензии.
Кто может получить доступ к системе управления спонсорством?
Только назначенный ключевой персонал может получить доступ к SMS. Министерство внутренних дел признаёт четыре типа пользователей:
| Тип пользователя | Роль и уровень доступа |
|---|---|
| Уполномоченный сотрудник (Authorising Officer) | Наиболее ответственное лицо по лицензии спонсора. Несёт высший уровень ответственности за всю спонсорскую деятельность. Должен быть оплачиваемым сотрудником, директором или партнёром организации. Не может быть представителем третьей стороны. |
| Ключевой контакт (Key Contact) | Основная точка связи между организацией и Министерством внутренних дел. В небольших организациях Уполномоченный сотрудник и Ключевой контакт могут быть одним и тем же лицом. |
| Пользователь уровня 1 (Level 1 User) | Полный доступ к SMS. Может выдавать сертификаты спонсорства, сообщать об изменениях, обновлять данные компании и добавлять или удалять других пользователей. Необходимо назначить как минимум одного пользователя уровня 1. |
| Пользователь уровня 2 (Level 2 User) | Более ограниченный доступ по сравнению с пользователями уровня 1. Может выдавать сертификаты спонсорства, но не может управлять другими пользователями системы или вносить существенные изменения в данные организации. |
Весь ключевой персонал должен быть сотрудниками вашей организации. Внешние консультанты или агентства не могут быть ключевым персоналом. Кроме того, весь ключевой персонал должен находиться в Великобритании.
Как войти в систему управления спонсорством
Доступ к SMS осуществляется через официальный веб-сайт UKVI на портале GOV.UK. Не используйте никакие сторонние веб-сайты, претендующие на предоставление доступа к SMS.
Для безопасного входа вам потребуется:
- Идентификатор пользователя (User ID): Уникально присваивается UKVI при создании вашего профиля.
- Пароль: Устанавливается и обновляется отдельным пользователем.
Надёжно храните свои учётные данные для входа. Ни при каких обстоятельствах не делитесь своим идентификатором пользователя и паролем с коллегами. Совместное использование учётных данных является серьёзным нарушением требований соответствия, которое может напрямую привести к приостановке лицензии. Если нескольким членам команды требуется доступ, они должны быть зарегистрированы как отдельные пользователи с собственными уникальными профилями.
Основная функция 1: выдача сертификата спонсорства
Сертификат спонсорства, известный как CoS, является документом, который позволяет иностранному работнику подать заявление на визу для работы в вашей организации. Вы выдаёте CoS через SMS до того, как работник подаёт заявление на визу.
Существует два вида CoS:
| Вид CoS | Когда используется | Порядок получения |
|---|---|---|
| Определённый CoS (Defined CoS) | Для работников, подающих заявление на въездное разрешение из-за пределов Великобритании | Необходимо подать заявку на распределение в UKVI через SMS перед выдачей |
| Неопределённый CoS (Undefined CoS) | Для работников, уже находящихся в Великобритании и меняющих или продлевающих визу | Имеется предварительно выделенный годовой лимит. Можно выдавать напрямую через SMS без дополнительных запросов |
Как выдать CoS
Для выдачи CoS через SMS выполните следующие действия:
- Войдите в SMS
- Перейдите в раздел управления CoS
- Выберите определённый или неопределённый CoS в зависимости от ситуации работника
- Введите личные данные работника, включая полное имя, дату рождения, гражданство и номер паспорта
- Введите сведения о должности, включая название должности, код стандартной профессиональной классификации (SOC), заработную плату и дату начала работы
- Укажите рабочие часы, место работы и другие необходимые данные
- Тщательно проверьте все записи перед отправкой
- Отправьте CoS и запишите уникальный регистрационный номер CoS, сгенерированный системой
Работник использует этот регистрационный номер CoS в своём заявлении на визу. Поэтому точность имеет первостепенное значение. Ошибки в CoS, особенно в заработной плате, коде SOC или личных данных работника, могут привести к отказу или задержке в выдаче визы.
Основная функция 2: сообщение об изменениях и событиях
Одним из наиболее важных обязательств спонсора является информирование Министерства внутренних дел об изменениях. Сроки варьируются в зависимости от типа события:
| Тип события | Срок сообщения |
|---|---|
| События, связанные с работником | В течение 10 рабочих дней с момента наступления события |
| События, связанные с организацией | В течение 20 рабочих дней с момента наступления события |
Несоблюдение этих конкретных сроков считается серьёзным нарушением требований соответствия при проверках UKVI.
События, связанные с работником, о которых необходимо сообщать через SMS
- Спонсируемый работник не приступил к работе в согласованную дату начала
- Спонсируемый работник прекратил работу у вас по любой причине, включая увольнение по собственному желанию, увольнение по инициативе работодателя или окончание контракта
- Спонсируемый работник отсутствовал на работе более 10 последовательных рабочих дней без вашего разрешения
- Спонсируемый работник изменил свою должность, заработную плату или место работы способом, отличающимся от данных в его CoS
События, связанные с организацией, о которых необходимо сообщать через SMS
- Ваша организация переезжает на новый адрес
- Ваша организация меняет название
- Ваша организация проходит через слияние, поглощение или реструктуризацию
- Изменяется регистрационный номер в HMRC, Companies House или НДС вашей организации
- Член ключевого персонала покидает организацию или его роль меняется
- Существенные изменения в деятельности вашего бизнеса
- Ваша организация прекращает деятельность
- Ваша организация переходит в режим администрирования, внешнего управления или процедуры банкротства
Как сделать сообщение в SMS
Для сообщения об изменении или событии в SMS:
- Войдите в систему и перейдите в раздел отчётности
- Выберите тип отчёта, который вам необходимо сделать
- Введите соответствующие данные о работнике или изменении
- Отправьте отчёт и сохраните подтверждающий регистрационный номер
Всегда сохраняйте копию каждого сделанного вами отчёта, включая дату отправки и подтверждающий регистрационный номер. Это создаёт журнал аудита, который защищает вас, если Министерство внутренних дел впоследствии поставит под сомнение, выполнили ли вы свои обязательства по отчётности.
Основная функция 3: управление ключевым персоналом
Вы управляете своим ключевым персоналом непосредственно через SMS. Это включает добавление новых пользователей, обновление данных существующих пользователей и удаление пользователей, покинувших вашу организацию или сменивших должность.
Добавление нового пользователя
Для добавления нового члена ключевого персонала:
- Войдите в систему как пользователь уровня 1
- Перейдите в раздел управления ключевым персоналом
- Выберите опцию добавления нового пользователя
- Введите личные данные нового пользователя, рабочий адрес электронной почты и его роль в вашей организации
- Выберите уровень доступа (уровень 1 или уровень 2)
- Подтвердите добавление
Новый пользователь получает приглашение по электронной почте для настройки своей учётной записи SMS. Он должен завершить настройку учётной записи, прежде чем сможет получить доступ к системе.
Удаление пользователя
Когда член ключевого персонала покидает вашу организацию или меняет должность, вы должны незамедлительно удалить его из SMS. Оставление бывшего сотрудника в качестве активного пользователя SMS является риском для соблюдения требований.
Для удаления пользователя:
- Войдите в систему как пользователь уровня 1
- Перейдите в раздел управления ключевым персоналом
- Выберите пользователя, которого вы хотите удалить
- Подтвердите удаление
Убедитесь, что у вас всегда есть хотя бы один активный пользователь уровня 1. Если вы удалите всех пользователей уровня 1, вы потеряете доступ к SMS, что может серьёзно нарушить вашу способность управлять спонсорскими обязательствами.
Основная функция 4: обновление данных вашей организации
Ваши записи в SMS должны точно отражать актуальные данные вашей организации в любое время. Неточная или устаревшая информация в SMS является нарушением требований соответствия. При изменении любого из следующих данных незамедлительно обновите SMS:
- Зарегистрированный юридический адрес
- Рабочий адрес или адреса, по которым работают спонсируемые работники
- Название организации после ребрендинга или реструктуризации
- Регистрационный номер в HMRC или Companies House
- Сектор деятельности или виды деятельности при их существенном изменении
Для обновления данных организации перейдите в раздел данных организации в SMS и внесите необходимые изменения. Некоторые изменения, например изменение юридического лица, могут потребовать прямого обращения в UKVI, а не обновления через SMS.
Основная функция 5: управление распределением CoS
Ваше распределение CoS — это количество сертификатов спонсорства, которые вам разрешено выдавать в течение определённого периода. Правильное управление распределением предотвращает ситуации, когда вам срочно нужно спонсировать работника, но у вас не осталось CoS.
| Тип CoS | Порядок управления распределением |
|---|---|
| Неопределённый CoS | UKVI ежегодно выделяет лимит на основе прошлой спонсорской деятельности и предполагаемых потребностей. Вы можете в любое время просматривать остаток в SMS. При нехватке можно запросить дополнительное распределение через SMS. |
| Определённый CoS | Запрашивается по мере необходимости, по одному, для работников, подающих заявление из-за пределов Великобритании. Каждый запрос оценивается Министерством внутренних дел перед выделением CoS. |
Поэтому регулярно отслеживайте своё распределение CoS через SMS и запрашивайте дополнительные CoS заблаговременно, чтобы избежать задержек в процессе найма.
Основная функция 6: отзыв сертификата спонсорства
В некоторых случаях вам может потребоваться отозвать CoS после его выдачи, но до того, как работник использовал его для подачи заявления на визу. Это может произойти, если:
- Работник решает не занимать данную должность
- Должность существенно изменилась по сравнению с описанной в CoS
- Работник не прошёл предварительную проверку перед трудоустройством
Для отзыва CoS перейдите в раздел управления CoS в SMS, найдите соответствующий CoS и выберите опцию его отзыва. Действуйте оперативно. CoS, который остаётся выданным после изменения обстоятельств, может ввести Министерство внутренних дел в заблуждение относительно вашей спонсорской деятельности.
Распространённые ошибки в SMS, приводящие к нарушениям требований соответствия
Многие приостановки и отзывы лицензий спонсора являются результатом ошибок в использовании SMS. Вот наиболее распространённые ошибки, которых следует избегать:
| Ошибка | Последствия и рекомендации |
|---|---|
| Несообщение об изменениях, касающихся работника, в течение 10 рабочих дней | Наиболее распространённое нарушение требований соответствия. Настройте внутренние процессы, такие как напоминания в календаре или уведомления HR, чтобы обеспечить своевременное сообщение об изменениях. |
| Неточные данные CoS | Ошибки в заработной плате, коде SOC, дате начала работы или личных данных работника в CoS — частая причина проблем с заявлениями на визу. Всегда перепроверяйте каждое поле перед отправкой CoS. |
| Совместное использование учётных данных SMS | Совместное использование имён пользователей и паролей с коллегами является нарушением требований соответствия. Настройте отдельные учётные записи пользователей для всех, кому необходим доступ к SMS. |
| Оставление бывших сотрудников в качестве активных пользователей | Когда член ключевого персонала уходит, немедленно удалите его из SMS. Бывшие сотрудники с активным доступом к SMS представляют серьёзный риск для безопасности и соблюдения требований. |
| Отсутствие контроля за распределением CoS | Исчерпание CoS в середине цикла найма может значительно задержать найм. Регулярно проверяйте своё распределение и заранее запрашивайте дополнительные CoS. |
| Несвоевременное обновление данных организации | Изменения адреса, ребрендинг и реструктуризация должны быть отражены в SMS незамедлительно. Устаревшие записи подрывают вашу позицию в части соблюдения требований. |
| Отсутствие записей о действиях в SMS | Каждый отчёт и каждая выдача CoS должны быть задокументированы внутри организации с указанием даты и подтверждающего регистрационного номера. Без этого журнала аудита вы не сможете подтвердить соблюдение требований в случае проверки Министерством внутренних дел. |
Обязательства по ведению записей в SMS
Как лицензированный спонсор, вы обязаны вести записи обо всей спонсорской деятельности. SMS не заменяет ваши внутренние обязательства по ведению записей. Помимо ваших действий в SMS, вы должны хранить:
- Копии паспорта и визы каждого спонсируемого работника
- Копии CoS, выданных каждому работнику
- Записи обо всех отчётах, сделанных через SMS, и датах их отправки
- Доказательства проверок права на работу, проведённых до начала работы каждого работника
- Контактные данные каждого спонсируемого работника, регулярно обновляемые
- Записи о заработной плате, подтверждающие оплату труда каждого спонсируемого работника
Эти записи должны храниться в течение всего периода трудоустройства плюс 2 года после его окончания. Министерство внутренних дел может запросить их во время проверки соблюдения требований.
Что происходит при неправильном использовании SMS?
Неправильное использование SMS или несвоевременное использование системы имеет прямые последствия для вашей лицензии спонсора:
- Пропущенные сроки отчётности могут инициировать проверку соблюдения требований и потенциальную приостановку лицензии
- Неточные данные CoS могут привести к отказу в выдаче визы работнику и проверке со стороны Министерства внутренних дел
- Несвоевременное обновление ключевого персонала может оставить вашу SMS без активных пользователей, что сделает невозможным управление лицензией
- Нарушения безопасности через совместное использование учётных данных могут привести к несанкционированным выдачам CoS и серьёзным нарушениям требований соответствия
Кроме того, Министерство внутренних дел проводит как объявленные, так и необъявленные проверки соблюдения требований. Во время этих проверок инспекторы сверяют ваши записи в SMS с вашими внутренними записями. Расхождения между ними являются серьёзным тревожным сигналом.
Как LawSentis может помочь с соблюдением требований системы управления спонсорством
LawSentis аккредитован Органом по иммиграционным консультациям (IAA) на уровне 3, который является высшим уровнем авторизации в Великобритании. Мы консультируем работодателей в Великобритании по всем аспектам управления лицензией спонсора, включая обучение работе с SMS, аудиты соблюдения требований и реагирование на проверки Министерства внутренних дел.
Наша команда может:
- Обучить вашу HR-команду и ключевой персонал правильному использованию SMS
- Проверить ваши текущие практики работы с SMS и выявить пробелы в соблюдении требований
- Проконсультировать по вашим обязательствам по отчётности и помочь настроить внутренние процессы отчётности
- Помочь с запросами на распределение CoS и срочными выдачами CoS
- Провести полный иммиграционный аудит ваших спонсорских записей
- Проконсультировать о действиях в случае пропуска срока отчётности или допущения ошибки в SMS
- Поддержать вас в ходе проверки соблюдения требований Министерством внутренних дел
Запишитесь на консультацию к LawSentis сегодня. Мы проверим настройку вашей SMS и процессы соблюдения требований и проконсультируем по всем необходимым улучшениям для защиты вашей лицензии спонсора.
Часто задаваемые вопросы
Что такое система управления спонсорством?
Система управления спонсорством (SMS) – это онлайн-портал Министерства внутренних дел, используемый лицензированными спонсорами в Великобритании для управления своими спонсорскими обязательствами. Она используется для выдачи сертификатов спонсорства, сообщения об изменениях в обстоятельствах работника, обновления данных организации и управления доступом ключевого персонала.
Кто может пользоваться системой управления спонсорством?
Только назначенный ключевой персонал может получить доступ к SMS. К ним относятся Уполномоченный сотрудник, Ключевой контакт, пользователи уровня 1 и пользователи уровня 2. Весь ключевой персонал должен быть сотрудниками вашей организации, находящимися в Великобритании.
Что такое пользователь уровня 1 в SMS?
Пользователь уровня 1 имеет полный доступ к SMS. Он может выдавать сертификаты спонсорства, сообщать об изменениях, обновлять данные компании и управлять другими пользователями. У вас всегда должен быть хотя бы один активный пользователь уровня 1.
Как выдать сертификат спонсорства через SMS?
Войдите в систему как пользователь уровня 1 или уровня 2, перейдите в раздел управления CoS, выберите правильный тип CoS (определённый или неопределённый), точно введите данные работника и должности и отправьте. Система генерирует уникальный регистрационный номер CoS, который работник использует в своём заявлении на визу.
О каких изменениях необходимо сообщать через SMS?
Вы должны сообщать о событиях, включая несвоевременный выход работника на работу в согласованную дату, прекращение работы работником, отсутствие работника более 10 рабочих дней без разрешения, изменения в должности или заработной плате работника, а также существенные изменения в вашей организации, такие как смена адреса или реструктуризация.
Как быстро необходимо сообщать об изменениях через SMS?
О большинстве подлежащих сообщению событий необходимо сообщать в течение 10 рабочих дней с момента их наступления. Пропуск этого срока является серьёзным нарушением требований соответствия, которое может инициировать проверку Министерством внутренних дел.
Что происходит при допущении ошибки в SMS?
Как можно скорее свяжитесь с горячей линией UKVI для работодателей, чтобы сообщить об ошибке и получить руководство по её исправлению. Проактивное сообщение об ошибках и их исправление рассматривается более благосклонно, чем ошибки, обнаруженные в ходе проверки соблюдения требований.
Как запросить дополнительные сертификаты спонсорства?
Вы можете запросить дополнительное распределение неопределённых CoS через SMS. Запрос должен быть обоснован и может потребовать подтверждающих доказательств ваших потребностей в найме. Запрашивайте дополнительные CoS заблаговременно, чтобы избежать задержек в процессе найма.
Какие записи необходимо вести помимо SMS?
Вы должны хранить копии паспортов и виз спонсируемых работников, записи о проверках права на работу, доказательства выплаченных заработных плат и записи обо всех отчётах, сделанных через SMS. Эти записи должны храниться в течение всего периода трудоустройства плюс 2 года после его окончания.
Примечание: Данная статья носит исключительно информационный характер. Правила иммиграции часто меняются. Всегда обращайтесь за консультацией к иммиграционному консультанту, аккредитованному Органом по иммиграционным консультациям (IAA), перед подачей любого заявления.
LawSentis аккредитован Органом по иммиграционным консультациям (IAA) на уровне 3. Свяжитесь с нами для получения профессиональной консультации.